Próxima execução

A data e a hora da próxima execução do agendamento são preenchidas conforme as informações de recorrência que serão preenchidas a seguir.

Recorrência

Configure a periodicidade da execução do agendamento:

Frequência: selecione a frequência em que a execução do agendamento será realizada:

• Sem recorrência: a execução do agendamento será feita somente uma vez, ou seja, não terá repetição.
• Hora(s)/Minuto(s): a execução do agendamento será feita em intervalo de horas ou minutos. Informe, no campo a cada __ hh:mm, o intervalo desejado. Por exemplo: a cada 01:15, a cada 00:30, a cada 03:00, etc. Obs.: não será possível selecionar um tempo inferior a 15 minutos para o agendamento.
• Diário: a execução do agendamento será feita em intervalo de dias. Informe, no campo a cada __ dia(s), o intervalo desejado. Por exemplo: a cada 2 dias, a cada 5 dias, etc.
• Semanal: a execução do agendamento será feita em dias específicos da semana. No campo Dias da semana, marque os dias nos quais a execução do agendamento deverá ser realizada. Por exemplo: toda segunda-feira, quarta-feira e sexta-feira.
• Mensal: a execução do agendamento será feita em determinados meses do ano. No campo Meses, marque os meses em que a execução do agendamento deverá ser realizada.

Término da recorrência: selecione como será o término da recorrência da execução do agendamento:

• Sem data de término: a recorrência da execução do agendamento não terá fim definido.
• Termina após: a execução do agendamento terminará após determinado número de ocorrências. Informe, no campo Ocorrências, a quantidade limite de ocorrências de execuções do agendamento.
• Termina em: a execução do agendamento terminará em uma determinada data. Selecione, no campo Data, o dia, o mês e o ano em que a execução do agendamento terminará.

Excluir ao finalizar agendamento

Marque esta opção para que o registro seja excluído após o término da execução do agendamento.

Servidor de e-mail

• Protocolo: selecione o protocolo a ser utilizado pelo servidor. Recomenda-se o uso do protocolo IMAP, pois ele mantém as mensagens armazenadas no servidor, marcando-as apenas como lidas. O protocolo POP3 é um protocolo antigo que, por padrão, exclui a mensagem após ela ter sido lida. O SoftExpert Suite não suporta a utilização da autenticação OAuth 2.0 (obrigatória para as contas de e-mail da Microsoft e do Google) com o protocolo POP3.
• Endereço do servidor: informe o endereço do servidor.
  • Se o protocolo selecionado for IMAP (OAuth2), digite outlook.office365.com no campo Endereço do servidor. Essa configuração permite que o sistema reconheça que se trata de um servidor Microsoft e, com isso, exiba o campo ID do locatário.
    • ID do locatário (visível somente para protocolo com OAuth e servidor outlook.office365.com): informe o código de identificação do locatário vinculado à conta de e-mail na Microsoft. Esse campo é obrigatório quando a aplicação estiver registrada no ambiente Microsoft como único locatário.
• Porta: informe a porta do servidor.
• Usuário/Senha (visível com a autenticação básica): informe o usuário e a senha da conta que terá os e-mails capturados. Utilize o botão Testar para verificar a conexão com o servidor.
• Client ID: código de identificação da aplicação no servidor de e-mail no qual está configurada a autenticação oAuth 2.0. 
• Secret ID: valor da credencial para acesso à caixa postal da conta de e-mail. Este valor pode ser visto no portal do servidor apenas no momento da criação da credencial.
• Usuário: conta de e-mail que será monitorada (necessário incluir o domínio).
• Access Token: código de autorização utilizado para realizar a autenticação da conta de e-mail. Para gerá-lo, é necessário clicar no botão Gerar novo token, para que seja aberta uma janela de login da própria Microsoft ou Google. Este token tem um tempo limite e pode ser utilizado uma única vez.
• Desativar busca parcial de conteúdo MIME: marque esta opção para desativar o recurso de recuperação parcial de um conteúdo de e-mail do tipo MIME.

Não será permitido o uso dos mesmos dados da configuração da caixa de entrada (Servidor e Usuário) em mais de um agendamento ativo. Somente será possível reutilizar os dados de um agendamento inativo.

Regras

Configure as operações que serão executadas pelo agendamento de importação de e-mail.

1. Clique no botão da barra de ferramentas lateral.

2. Na tela que será aberta, informe um nome para a regra.

O campo Sequência será automaticamente preenchido com a ordem de cadastro da regra, porém, quando houver outras regras já configuradas, esse sequencial poderá ser alterado.

A sequência define a ordem de processamento das regras. Caso haja duas ou mais regras, a segunda regra somente será processada se a primeira regra falhar, a terceira regra somente será processada se a segunda regra falhar, e assim por diante. Ou seja, assim que for encontrada uma regra que possua as condições de aceitação do e-mail, o sistema irá executá-la e ignorar as demais regras.

O processamento das regras será finalizado quando alguma regra não falhar (e for executada), ou quando não houver mais regras a serem processadas.

Recomenda-se que regras mais complexas, como executar uma atividade, ou regras com condições muito específicas, sejam as primeiras regras a serem processadas (valor sequencial mais baixo), enquanto regras mais fáceis de passar sejam as últimas da sequência.

3. Na aba Geral, preencha os seguintes campos:

Tipo de execução

Selecione a operação que será executada com a regra:

• Instanciar processo: selecione esta opção para que a regra execute a inicialização do objeto configurado neste agendamento.
• Incluir histórico: selecione esta opção para que a regra inclua um registro no histórico do objeto configurado neste agendamento. Para aceitação das regras configuradas com esta ação, o assunto da mensagem de e-mail deve conter o identificador da instância entre os caracteres "<<" e ">>". Por exemplo: "Aprovação do chamado <<000011>> conforme combinado".
• Executar atividade: selecione esta opção para que a regra execute uma ação de uma atividade do objeto configurado neste agendamento. Em seguida, no campo Atividade de execução, selecione a atividade desejada e, no campo Ação a ser executada, defina a ação que será realizada na atividade. Para aceitação das regras configuradas com esta ação, o assunto da mensagem de e-mail deve conter o identificador da instância entre os caracteres "<<" e ">>". Por exemplo: "Aprovação do chamado <<000011>> conforme combinado".

Processo/Tipo de Workflow

Esta seção será habilitada se a opção Instanciar processo estiver selecionada no campo Tipo de execução:

• Processo: selecione o processo que será inicializado pela regra.
• Tipo de workflow: selecione o tipo de workflow que será inicializado pela regra.
• Iniciador padrão: selecione o usuário que será considerado o iniciador da instância.
• Definir o remetente como Iniciador caso ele seja um usuário cadastrado: marque esta opção para que o remetente da mensagem importada seja o iniciador do processo, caso exista um usuário cadastrado com o mesmo endereço de e-mail do remetente. Caso não exista um usuário ou o remetente não possua permissão para instanciar o processo, o iniciador padrão será definido como iniciador do processo.
• Atributo para armazenar o remetente: selecione o atributo do processo que irá armazenar o e-mail do remetente da mensagem.

Execução

Esta seção será habilitada se a opção Executar atividade estiver selecionada no campo Tipo de execução:

• Atividade de execução: este campo somente ficará habilitado se a opção Executar atividade estiver selecionada no campo Tipo de execução. Sendo assim, selecione a atividade do objeto que será executada.
• Ação a ser executada: este campo somente ficará habilitado se a opção Executar atividade estiver selecionada no campo Tipo de execução. Sendo assim, selecione a ação para a execução da atividade do objeto.

Validar se o remetente é um usuário com permissão de execução

Esta opção somente ficará habilitada se a opção Executar atividade estiver selecionada no campo Tipo de execução. Marque esta opção para que a atividade somente seja executada se o remetente do e-mail for o responsável pela execução da atividade, ou seja, para que o sistema verifique, por meio do endereço do e-mail do remetente, se ele é o executor da atividade.

Utilizar condições para a execução da regra

Marque esta opção para que esta regra somente seja executada quando uma das seguintes situações for válida:

• Executar regra somente se todas as condições forem válidas: marque esta opção para que a regra em questão seja executada somente se as demais condições forem válidas.
• Executar regra quando qualquer condição for válida: marque esta opção para que a regra em questão seja executada quando ao menos uma das demais condições for válida.
   

4. Se a opção Utilizar condições para execução da regra for selecionada, a aba Condições ficará habilitada.

Clique no botão para adicionar uma condição. Na tela que será aberta, preencha os seguintes campos:

• Sequência: este campo será preenchido automaticamente pelo sistema com a ordem da condição que está sendo cadastrada; porém, se houver outros registros de condições, esse valor poderá ser alterado.
• Origem: defina a origem da condição que será testada: Remetente, Destinatários, Assunto, Conteúdo da mensagem, Data de envio, Prioridade ou Contém anexo.
• Operador: selecione o operador a ser utilizado para testar a condição: Igual a, Diferente de, Contém, Não contém, Está contido em, Não está contido em, Está vazio ou Não está vazio. Este campo ficará desabilitado se for selecionada a opção Contém anexo para a origem.
• Valor fixo: informe o valor que será utilizado pelo operador na origem. Este campo ficará desabilitado se for selecionada a opção Contém anexo para a origem ou se for selecionada a opção Está vazio ou Não está vazio para o operador.

Salve os dados da condição para que ela seja incluída na regra.

5. Salve os dados da regra.

Nesta aba, defina os usuários que serão notificados por e-mail quando ocorrer algum erro na conexão com o servidor de e-mail durante a importação.

1. Clique no botão .

2. Na tela que será apresentada, no campo Notificar, selecione o tipo de grupo que classifica o destinatário do e-mail:

• Área: os usuários de determinada área da organização serão os destinatários.
• Função: os usuários que exercem determinada função na organização serão os destinatários.
• Área/Função: os usuários de uma determinada área da organização e que exercem uma função específica serão os destinatários.
• Usuário: um usuário específico será o destinatário.
• Equipe: os membros de uma equipe cadastrada no sistema serão os destinatários do e-mail.

3. Os Filtros ficarão habilitados para que os usuários sejam preenchidos conforme o grupo selecionado.

4. Clique no botão , localizado na parte superior da tela, para realizar a busca pelos usuários. O resultado da busca será apresentado conforme a opção selecionada no campo Notificar e os valores informados nos filtros.

5. Selecione aqueles que serão destinatários do e-mail. Utilize as teclas SHIFT ou CTRL do teclado ou o check ao lado de cada item para selecionar mais de um registro por vez.

6. No campo Permissão, selecione a opção Permitir para que os usuários selecionados recebam as notificações por e-mail ou selecione a opção Negar para que eles não recebam.

7. Clique no botão .

Nesta aba, serão apresentados os e-mails capturados pelo agendamento.

Os e-mails serão copiados para o sistema com o objetivo de obter um desempenho melhor e dar maior cobertura no monitoramento da importação de e-mails.

Essa aba também apresenta o status da captura dos e-mails e outras informações, abordadas a seguir, facilitando a leitura e o monitoramento da importação:

• Será possível visualizar as validações das regras aplicadas individualmente em cada mensagem dentro da caixa de entrada do agendamento.
• Serão exibidas as condições validadas, contendo os parâmetros configurados na regra e o valor correspondente verificado na mensagem.
• As regras de execução de atividade e inclusão no histórico mostrarão uma mensagem de erro quando não for encontrado o identificador da instância no assunto.
• Processos configurados incorretamente deverão mostrar, de forma intuitiva, o aviso no histórico de agendamento e na validação da mensagem de e-mail.
• Permite o reprocessamento manual de mensagens rejeitadas ou que tiveram erro na importação.