Configurações iniciais

Ingridy de Oliveira Amaral
2022-12-12T16:52:00Z

Para gerenciar os arquivos físicos da empresa, é necessário ter uma temporalidade configurada além dos locais onde o documento estará arquivado.

Para isso, realize os seguintes passos:

1º passo: Cadastrar uma tabela de temporalidade

Uma tabela de temporalidade visa estabelecer os critérios de arquivamento e os responsáveis pelos arquivos, gerenciar a movimentação dos arquivos, bem como estabelecer a disposição final deles.

Para isso, acesse o menu AR037 e clique no botão .

Na tela que será aberta, preencha o campo Identificador com o valor "001", o campo Nome com "White papers" e o campo Prazo de emissão com "1" dia.

Na aba seguinte, marque o campo Corrente para habilitá-lo, preencha o campo Prazo de arquivamento com o valor "1" e o campo Tempo de retenção com o valor "0".

Também vamos habilitar a aba Gravação em mídia, para isso, marque o campo indicado e informe o prazo de arquivamento com o valor "1" dia.

Por fim, acesse a aba Destinação final, marque o campo Expurgo e no campo Eliminar selecione a opção "Documento".

Feito isso, clique no botão .

Deste modo, cadastramos uma tabela de temporalidade com sucesso!

2º passo: Cadastrar um local de armazenamento

Um local de armazenamento trata-se de um local físico existente na organização, onde são encontrados os repositórios, nos quais os documentos podem ser armazenados.

Para isso, vamos acessar o menu AR003.

Por padrão, o sistema já traz o campo Área preenchido com a área do usuário conectado. Para este exemplo, vamos manter o campo selecionado e clicar em Pesquisar.

Agora, vamos incluir um local de armazenamento.

Clique no botão e na tela de dados do local de armazenamento, preencha o campo Nome com "Archive A1" e o campo Capacidade máxima de armazenamento com o valor "150".

Feito isso, clique no botão .

Dessa forma, o local de armazenamento foi cadastrado com sucesso!

3º passo: Cadastrar um repositório

Com o local de armazenamento cadastrado, podemos agora cadastrar um repositório no qual os documentos serão arma-zenados.

Para isso, vamos acessar o menu AR004.

Por padrão, o sistema já traz o campo Área preenchido com a área do usuário logado.

Para este exemplo, vamos manter o campo selecionado e clicar em Pesquisar.

Feito isso, clique no botão e na tela de dados do repositório, preencha os seguintes campos:

Identificador: "DR02".

Nome: "Document repository".

Local de armazenamento: Selecione o local "Archive A1" cadastrado previamente.

Capacidade máxima do repositório: "70".

Feito isso, clique no botão .

Pronto, cadastramos um repositório com êxito!