Tareas de SoftExpert Documento
La nueva Central de tareas entró en vigor en la versión 3.0 del sistema. Para consultar la documentación del menú de tareas antiguo, haga clic aquí.
Prerrequisito
- Acceso al menú Central de tareas.
Introducción
Las tareas representan las actividades pendientes del sistema de las cuales el usuario es responsable. Son utilizadas para organizar, monitorear y controlar las acciones relacionadas con los documentos a lo largo de su ciclo de vida.
Las tareas se clasifican en tres categorías:
- Ejecución: reúnen las tareas pendientes que el usuario debe realizar directamente, en un plazo o período definido.
- Conocimiento: corresponden a las tareas en las que el usuario debe confirmar el conocimiento sobre determinada acción, publicación o registro.
-
Seguimiento: engloban las tareas de las cuales el usuario es responsable, pero cuya ejecución es realizada por otro usuario, permitiendo el monitoreo de su progreso.
Además, el sistema permite la transferencia de tareas, posibilitando que la responsabilidad por una tarea pendiente sea asignada a otro usuario, de acuerdo con las necesidades operativas de la organización.
En este artículo, se presentarán las tareas disponibles en SoftExpert Documento, así como las opciones de transferencia asociadas a cada una de ellas.
Consulte cómo funciona la nueva central de tareas haciendo clic aquí.
Ejecución
| ¿Quién recibe? |
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| ¿Cuándo? |
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| Finalidad | Aprobar o reprobar un documento elaborado en la etapa de Indexación. |
| Ejecución | Haga clic aquí para saber cómo ejecutar la tarea. |
| ¿Quién recibe? | Usuarios definidos como miembros de la ruta responsable por la aprobación, asociada a la configuración de la validez o revalidación del documento. |
| ¿Cuándo? | Una revalidación sea enviada para aprobación. |
| Finalidad | Aprobar o reprobar una revalidación de documento. |
| Ejecución | Haga clic aquí para saber cómo ejecutar la tarea. |
| ¿Quién recibe? |
Cambia conforme a la operación solicitada: Creación: responsable de la atención de la solicitud. Definido en el componente Solicitud. Revisión: usuario con control Revisión permitido en la Lista de seguridad del documento. Cancelación: usuario con control Cancelar permitido en la Lista de seguridad del documento. Impresión: usuario con control Imprimir permitido en la Lista de seguridad del documento. |
| ¿Cuándo? | La etapa de emisión/aprobación haya sido concluida por los responsables, según lo configurado en el componente Solicitud. |
| Finalidad | Registrar, revisar, cancelar o registrar protocolos de copias de documentos conforme a las necesidades de los solicitantes. |
| Ejecución | Haga clic aquí para saber cómo ejecutar la tarea. |
| ¿Quién recibe? | Usuarios con el control Evaluar aplicabilidad habilitado en la Lista de seguridad del documento. |
| ¿Cuándo? | La revisión del documento sea finalizada. |
| Finalidad | Evaluar si el documento se aplica a un determinado grupo de usuarios o no. Por ejemplo, los líderes pueden evaluar si un documento corporativo se aplica o no a su equipo de trabajo. |
| Ejecución | Haga clic aquí para saber cómo ejecutar la tarea. |
| ¿Quién recibe? | Usuario definido en el protocolo de copias como responsable de recibir las copias controladas. |
| ¿Cuándo? | La emisión del protocolo de copias finaliza sin confirmar la recepción. |
| Finalidad | Confirmar la recepción de las copias y verificar si están conformes con las copias declaradas en el protocolo. |
| Ejecución | Haga clic aquí para saber cómo ejecutar la tarea. |
| ¿Quién recibe? |
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| ¿Cuándo? | Se libera la revisión del documento y todavía hay copias obsoletas en uso. Por ejemplo, se libera la revisión 01 del documento, pero hay copias de la revisión 00 que siguen en uso. |
| Finalidad | Notificar a los responsables de la existencia de copias obsoletas en uso para que las cancelen. |
| Ejecución | Haga clic aquí para saber cómo ejecutar la tarea. |
| ¿Quién recibe? | Responsable de la distribución de las copias del documento definido en la categoría. |
| ¿Cuándo? |
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| Finalidad | Notificar a los responsables que se deben enviar copias impresas de la nueva versión de los documentos a los respectivos puestos. |
| Ejecución | Haga clic aquí para saber cómo ejecutar la tarea. |
| ¿Quién recibe? | Usuarios con el control Excluir habilitado en la Lista de seguridad del documento. |
| ¿Cuándo? | Haya vencido el plazo de retención de la etapa anterior de archivado (Corriente/Intermedio). |
| Finalidad | Eliminar el archivo o registro electrónico del documento que no tenga valor secundario para la organización. O posponer la eliminación del documento. |
| ¿Quién recibe? |
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| ¿Cuándo? | Al registrar un documento en una categoría con control Indexación habilitado y no se envíe a la próxima etapa. |
| Finalidad | Finalizar la preparación de un documento antes de enviarlo para su Aprobación/Homologación. |
| Ejecución | Haga clic aquí para saber cómo ejecutar la tarea. |
| ¿Quién recibe? |
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| ¿Cuándo? | Se aprueba u homologa la revisión de un documento según la configuración realizada en la categoría del documento. |
| Finalidad | Capacitar a los empleados sobre el contenido de un documento. El plazo para realizar esta tarea depende de la configuración en la categoría de documento, ya que es posible configurar un plazo diferente para las capacitaciones críticas y no críticas. |
| Ejecución | Haga clic aquí para saber cómo ejecutar la tarea. |
| ¿Quién recibe? |
Modelo ISO9000:
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| ¿Cuándo? |
Modelo ISO9000:
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| Finalidad | Controlar los cambios y versiones de los documentos registrados. |
| Ejecución | Haga clic aquí para saber cómo ejecutar la tarea. |
| ¿Quién recibe? | Usuarios con permiso para revisar documentos configurados con relación de traducción. |
| ¿Cuándo? |
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| Finalidad | Verificar el impacto y la necesidad de revisar los documentos que están relacionados como una traducción de un documento que se está revisando. |
| ¿Quién recibe? | Usuarios con los controles Editar o Revisar permitidos en la Lista de seguridad del documento y que tienen acceso al menú Gestión > Revalidación. |
| ¿Cuándo? |
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| Finalidad | Permitir que los responsables revisen o revaliden el documento pendiente. |
Conocimiento
| ¿Quién recibe? | Usuarios con el control de Revisión habilitado en la Lista de seguridad de los documentos. Esta tarea solo se genera si la opción Notificar revisión de la estructura está marcada en la sección Revisión de los parámetros generales. |
| ¿Cuándo? | Se inicie la revisión de un documento que tiene una estructura de documentos complementarios. |
| Finalidad | Verificar y definir cuáles documentos complementarios también deben ser revisados. |
| ¿Quién recibe? | Usuarios con el control Conocimiento habilitado en la Lista de seguridad del documento. |
| ¿Cuándo? | Una vez Aprobada u Homologada la revisión del documento, si se encuentra configurado en la categoría. Esta tarea solo se generará si el control Copia electrónica está parametrizado en la categoría del documento. |
| Finalidad | Notificar a los usuarios que se ha revisado un documento y que está disponible una nueva versión. |
| Ejecución | Haga clic aquí para saber cómo ejecutar la tarea. |
Seguimiento
| ¿Quién recibe? | Usuarios con el control Revisar habilitado en la Lista de seguridad del documento pendiente. |
| ¿Cuándo? | Cuando se inicie una nueva revisión de un documento. |
| Finalidad | Hacer el seguimiento del plazo de la revisión. |
Transferencia de tareas
SoftExpert Documento permite la transferencia de determinadas tareas, posibilitando que la responsabilidad por su ejecución sea asignada a otro usuario, conforme a la necesidad operativa.
Tareas que pueden ser transferidas
- Aprobación de documento
- Aprobación de revalidación
- Confirmación de recepción de copias
- Revisión de documento
- Solicitud de documento
Responsabilidad transferida
- Responsable por el documento
Al realizar la transferencia, la tarea pasa a constar en la lista del nuevo responsable, que asumirá su ejecución a partir de ese momento.
Haga clic aquí para saber cómo transferir tareas en la nueva central.
Conclusión
A medida que las tareas se ejecutan y se finalizan, dejarán de aparecer en la lista de tareas pendientes del menú de tareas.