Asociar un puesto de copias al documento
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Prerrequisitos
- Acceso al menú Registro > Matriz documento x puesto de copias (DC005).
- Puesto de copias configurado.
- Categoría con la distribución de copias configurada.
- Documento registrado por medio de la categoría con distribución de copias configurada.
Introducción
Para que funcione la distribución de copias, el puesto de copias debe estar asociado al menos a un documento.
De esta forma, el puesto de copias que contiene el flujo de responsables de la distribución, utiliza la configuración de distribución de la categoría del documento y del archivo electrónico que debe ser distribuido para generar la emisión de copias.
La asociación del puesto de copias al documento y la programación de la cantidad de copias del documento que debe tener el puesto se realizan a través del menú Registro > Matriz documento x puesto de copias (DC005). También es posible realizar esta asociación en la pantalla de datos del documento, en la pestaña Copia impresa. El proceso de asociación es similar.
En este artículo, asociaremos el puesto de copias "INT01- Work instruction" con el documento "Mechanical Pump CMU" para mostrar un ejemplo de distribución de documentos de instrucción de trabajo.
Asociar un puesto de copias al documento
1. Acceda al menú Registro > Matriz documento x puesto de copias (DC005).
2. Haga clic en el botón 
de la barra de herramientas.
3. En la pantalla que se mostrará, seleccione el puesto de copias deseado y guarde la selección.
4. En este momento, se mostrará la pantalla para seleccionar los documentos.
5. Utilice los filtros de búsqueda para encontrar los documentos que desea asociar al puesto de copias.
6. En el resultado de la búsqueda, seleccione los documentos deseados.
- Los documentos cuya situación sea Cancelado, Indexación y Aprobación de la indexación no se mostrarán en la lista de registros.
- Utilice las teclas SHIFT y CTRL del teclado o marque el checkbox al lado de cada registro para seleccionar más de un documento.
- El usuario que esté realizando esta operación solo podrá asociar documentos para los cuales tenga el permiso "Distribuir copias" habilitado en la lista de seguridad. Esa restricción no se aplica si el usuario forma parte del grupo definido como responsable de la distribución del puesto de copias en la pestaña Control > Copia impresa, en la pantalla de datos de la categoría del documento. En este caso, el usuario podrá asociar cualquier documento en el que tenga el permiso Visualizar habilitado en la lista de seguridad.
7. Llene el campo Cant. de copias con el número de copias programadas para el puesto de copias, es decir, cuántas copias de cada documento debe tener el puesto.
8. Hecho eso, guarde la selección.
Conclusión
Así, el puesto de copias queda debidamente asociado a los documentos. Ahora, la tarea Envío de copias impresas se generará para los debidos responsables. El siguiente paso consiste en emitir el protocolo de copia.