Configurar un archivo electrónico en la categoría
 |
 |
Prerrequisitos
- Acceso al menú Configuración > Documento > Categoría (DC043).
- Categoría con los datos generales configurados.
Introducción
En la categoría, deben ser configurados los parámetros relacionados con los archivos electrónicos.
De esta forma, el usuario puede determinar cómo quiere que se comporten los archivos electrónicos de los documentos de una determinada categoría.
Por ejemplo, el usuario puede establecer que los documentos de una determinada categoría lleven una marca de agua en sus archivos electrónicos y que se conviertan a PDF en cuanto se asocien.
Configurar un archivo electrónico
1. Acceda al menú Configuración > Categoría (DC043).
2. Seleccione la categoría en la que desea configurar los parámetros del archivo electrónico.
3. Haga clic en el botón 
.
4. Vaya a la pestaña Archivo electrónico.
5. Configure los parámetros de la sección General:
| Exportación de metadatos |
Al visualizar archivos electrónicos, será posible exportar los datos del documento para utilizarlos como docvariable. Para ello, en el campo Configuración, seleccione la configuración de exportación de metadatos deseada. |
| Marca de agua |
Los archivos electrónicos de los documentos de esta categoría tendrán marca de agua. En el campo Configuración, seleccione la configuración de marca de agua que se aplicará a los archivos electrónicos. |
| Tipo de archivo |
Defina el tipo de archivo electrónico que se podrá asociar a los documentos de la categoría:
|
| Permitir modificar la estructura del contenedor | En la pestaña Archivo electrónico del documento, serán habilitadas las opciones de incluir, excluir, editar los ítems de la estructura del contenedor de archivos complejos. |
| Exigir la existencia de archivo electrónico | No será posible homologar el documento con éxito si no contiene al menos un archivo electrónico asociado. |
| Permitir que los usuarios con el permiso de imprimir puedan editar el archivo electrónico | Será posible llenar los campos del documento antes de imprimirlo, sin la necesidad de generar una nueva revisión del documento o descargarlo en la computadora. |
| Publicar archivos en PDF |
Una vez que sean asociados u homologados, los archivos electrónicos de los documentos de la categoría serán convertidos a PDF. Si la categoría ya tiene documentos registrados (que no se han convertido a PDF), estos serán agregados a la fila de conversión. Cuando el documento esté asociado a una capacitación, el respectivo archivo electrónico será convertido a PDF cuando comience la capacitación, una vez aprobada la revisión. La conversión ocurrirá incluso si la configuración del parámetro general permite editar el documento en la etapa de homologación, ya que el archivo quedará asociado a la capacitación y ya no deberá modificarse. Marque una de las siguientes opciones para definir la configuración de las extensiones que serán convertidas:
|
| Configuración de la firma digital | Seleccione la configuración de firma digital que desea aplicar a los documentos de la categoría. |
6. Si la categoría tiene control de revisión, configure la sección Archivo de la siguiente manera, estableciendo cómo se archivarán los archivos electrónicos del documento. Para cada una de las posibles situaciones de los archivos electrónicos (corriente, en revisión y obsoletos), configure las siguientes opciones:
| Base de datos | Seleccione esta opción para que, durante esta etapa, los archivos electrónicos de los documentos de esta categoría se almacenen en una base de datos. Así, los archivos serán guardados siempre de forma comprimida. En entornos PostgreSQL, no será posible almacenar archivos de 30 MB o más. En este caso, recomendamos seleccionar la opción de directorio controlado y realizar los ajustes necesarios. |
| Directorio controlado |
Seleccione esta opción para que, durante esta etapa, los archivos electrónicos de los documentos de esta categoría se almacenen en directorios controlados. En este momento, los siguientes campos quedarán habilitados:
|
| Exclusión de archivo electrónico | Las opciones para eliminar los archivos electrónicos de los documentos de esta categoría no estarán disponibles para su uso durante la etapa. |
| Inclusión de archivo electrónico | Las opciones para incluir archivos electrónicos en los documentos de esta categoría no estarán disponibles para su uso durante la etapa. |
7. Si la categoría no tiene control de revisión, configure la sección Archivo de la siguiente manera, estableciendo cómo se archivarán los archivos electrónicos del documento en la etapa Corriente:
| Tabla de temporalidad | Seleccione la tabla de temporalidad que controlará el almacenamiento de los archivos electrónicos de los documentos. Utilice los demás botones situados junto al campo para incluir una nueva tabla de temporalidad, asociarla a la categoría y borrar el campo. |
| Exclusión de archivo electrónico | Las opciones para eliminar los archivos electrónicos de los documentos de esta categoría no estarán disponibles para su uso. |
| Inclusión de archivo electrónico | Las opciones para incluir archivos electrónicos en los documentos de esta categoría no estarán disponibles para su uso. |
8. La sección Modelo solo estará disponible si el tipo de archivo configurado no es "Complejo". En ella, se incluyen los archivos modelos que podrán ser utilizados en la elaboración de las revisiones de los documentos de la categoría:
- Haga clic en el botón
para asociar un archivo modelo a la categoría. En la pantalla que se abrirá, localice y seleccione el archivo modelo deseado y guarde la selección. - Utilice la columna Estándar de la lista de registros para marcar el archivo modelo deseado como predeterminado.
- Marque la opción Usar el título del documento como nombre de los archivos generados a partir del modelo para que el título de los archivos sea el mismo título del documento al crear documentos con archivos modelos. Con la opción desmarcada, el título de los archivos continuará siendo el mismo del archivo modelo.
9. En la sección Formulario, defina el formulario que se utilizará en los documentos de la categoría:
- En el campo mostrado, seleccione el formulario deseado. Solo estarán disponibles para su selección los formularios cuya entidad esté autorizada y para los que el usuario conectado tenga habilitado el permiso "Listar".
- Marque la opción Bloquear generación de archivo electrónico a partir del formulario para que no se genere el archivo electrónico del formulario. Con la opción desmarcada, se generará un archivo electrónico para el formulario normalmente.
10. Después de configurar los parámetros deseados, haga clic en 
.
- En la sección Modelo, un archivo modelo compuesto de un documento controlado con tipo de archivo electrónico Múltiple no debe estar asociado a una categoría de documento con tipo de archivo electrónico Simple.
- Para que el recurso de la sección Formulario funcione correctamente, es necesario que SoftExpert Formulario forme parte de las soluciones adquiridas por la organización.
Conclusión
¡De esta manera, los parámetros relacionados con los archivos electrónicos de los documentos de la categoría han sido configurados correctamente!