Configurar control de indexación
 |
 |
 |
Prerrequisitos
- Acceso al menú Configuración > Documento > Categoría (DC043).
- El control de indexación solo estará disponible para su selección si el tipo de contenido de la categoría no es "Proceso" o si el control "Revisión" no está marcado.
- Para la aprobación de la indexación vía Workflow, los componentes Proceso y Workflow deben formar parte de las soluciones adquiridas por la organización.
Introducción
El control de indexación de documentos permite incluir una etapa adicional en el flujo de documentos que no tienen control de revisión, antes de su homologación.
Al habilitar este control, es posible definir una etapa específica para la elaboración del documento, garantizando que el contenido sea preparado y validado antes de ser homologado y puesto a disposición para consulta por otros usuarios.
Además, el sistema permite configurar esta etapa adicional para pasar por aprobación. En este escenario, después de la conclusión de la elaboración, el documento se envía para aprobación y, solo después de esa validación, se homologa.
Para ejemplificar este flujo, se configurará el control de indexación en una categoría utilizada para documentos de instrucción de trabajo, cuyo objetivo es orientar el uso de un equipo. En este caso, el elaborador enviará el documento para la aprobación del líder del grupo de documentación, antes de la homologación.
El funcionamiento de este flujo se ilustrará en el GIF presentado al final del paso a paso.
Configurar control de indexación
1. Acceda al menú Configuración > Documento > Categoría (DC043).
2. Seleccione la categoría deseada y haga clic en el botón 
.
3. Acceda a la pestaña Control.
4. Marque la sección Indexación para habilitar el control de indexación.
5. Para que el control de indexación incluya una aprobación, marque la opción Aprobación de la indexación. Así, después de finalizar la elaboración del documento en la etapa "Indexación", se generará la tarea "Aprobación de documento" para los debidos responsables. Si no se marca esta opción, después de finalizar la elaboración del documento en la etapa de “Indexación”, este será homologado. En este caso, los campos descritos a continuación pueden ser ignorados.
6. Después de marcar la opción anterior, se habilitarán los demás campos:
| Proceso de aprobación |
Seleccione la opción deseada para definir cómo se aprobará la etapa de indexación de los documentos de esta categoría:
|
| Tipo de ruta |
Defina cómo será la ruta de aprobación. Las opciones disponibles para la selección variarán en función del proceso de aprobación seleccionado previamente:
|
| Ruta responsable |
Este campo estará disponible si el proceso de aprobación seleccionado previamente es "Ruta". En este caso, seleccione la ruta responsable que será utilizada para la aprobación de la indexación. Solo estarán disponibles para su selección las rutas responsables de aprobación. Este campo debe ser llenado obligatoriamente y no podrá ser editado si el tipo de ruta es "Fijo único". Si el tipo de ruta no es “Fijo único”, el sistema utilizará la ruta responsable informada en este campo durante la etapa de indexación, y es posible editarla posteriormente. |
| Proceso |
Este campo estará disponible si el proceso de aprobación seleccionado previamente es "Workflow". En este caso, seleccione el proceso SoftExpert Proceso que será instanciado en el componente Workflow. El proceso seleccionado debe estar modelado correctamente en el componente Proceso. Para ello, es importante certificarse de que:
Permitir modificar datos del documento en la aprobación: marque esta opción para que los datos del documento se puedan editar durante la aprobación de la indexación. |
7. Haga clic en el botón Guardar para finalizar la configuración.
Conclusión
De esta manera, ¡basta con registrar un documento de la categoría configurada para que sea aprobado! Para registrarlo, acceda al artículo Registrar un documento con aprobación.