Tareas de SoftExpert Proceso
Prerrequisito
Introducción
Las tareas representan las actividades pendientes del sistema de las cuales el usuario es responsable. Son utilizadas para organizar, monitorear y controlar las acciones relacionadas con los documentos a lo largo de su ciclo de vida.
Las tareas se clasifican en tres categorías:
- Ejecución: reúnen las tareas pendientes que el usuario debe realizar directamente, en un plazo o período definido.
- Conocimiento: corresponden a las tareas en las que el usuario debe confirmar el conocimiento sobre determinada acción, publicación o registro.
- Seguimiento: engloban las tareas de las cuales el usuario es responsable, pero cuya ejecución es realizada por otro usuario, permitiendo el monitoreo del en marcha.
Además, el sistema permite la transferencia de tareas, posibilitando que la responsabilidad por una tarea pendiente sea asignada a otro usuario, de acuerdo con las necesidades operativas de la organización.
En este artículo, se presentarán las tareas disponibles en SoftExpert Proceso, así como las opciones de transferencia asociadas a cada una de ellas. Recuerde que el componente no genera tareas de seguimiento.
Ejecución
| ¿Quién recibe? | Usuarios definidos como miembros de la ruta responsable de la aprobación asociada a la configuración de la validez o revalidación del proceso. |
| ¿Cuándo? | Al enviar una revalidación para aprobación. |
| Finalidad | Aprobar o reprobar una revalidación de proceso. |
| Ejecución | Haga clic aquí para saber cómo ejecutar la tarea. |
| ¿Quién recibe? | Responsable de la atención de la solicitud, definido en el componente SoftExpert Solicitud. |
| ¿Cuándo? | Responsable de la atención de la solicitud, definido en el componente SoftExpert Solicitud. |
| Finalidad | Permitir que los responsables atiendan las solicitudes de creación de procesos. |
| Ejecución | Haga clic aquí para saber cómo ejecutar la tarea. |
| ¿Quién recibe? | Responsable de la atención de la solicitud, definido en el componente SoftExpert Solicitud. |
| ¿Cuándo? | La etapa de emisión/aprobación (según lo configurado) sea concluida por los debidos responsables en el componente SoftExpert Solicitud. |
| Finalidad | Permitir que los responsables atiendan las solicitudes de revisiones de los procesos. |
| Ejecución | Haga clic aquí para saber cómo ejecutar la tarea. |
| ¿Quién recibe? |
Modelo ISO9000: participantes que han sido asociados como responsables a través de la pestaña Participante > Etapa de la pantalla de datos de la revisión del proceso. Recuerde que un proceso solo puede ser revisado si el control correspondiente ha sido configurado en su tipo. Workflow: úsuarios definidos como ejecutores de la actividad del proceso. Estos usuarios deben tener habilitado el control de revisión en el perfil de permiso en el tipo de proceso. Para poder editar el modelado del proceso, la situación asociada en la actividad debe estar configurada con el control "Modificar proceso". La configuración del modelo de revisión que se utilizará se establece en el tipo que clasifica el proceso. |
| ¿Cuándo? |
Modelo ISO9000:
Workflow: al iniciar una nueva revisión y cuando, en el flujo del proceso, llega el momento de ejecutar la actividad. |
| Finalidad | Permitir la revisión de los procesos, manteniendo un historial de todo lo que ha sido modificado. |
| Ejecución | Haga clic aquí para saber cómo ejecutar la tarea. |
| ¿Quién recibe? | Usuarios que tienen habilitado el permiso modificar o revisar en el perfil de permisos del tipo del proceso. |
| ¿Cuándo? | Al expirar el tiempo estándar definido en la configuración de la validez, asociada al tipo del proceso pendiente. |
| Finalidad | Permitir que los responsables revisen o revaliden el proceso pendiente. Además de permitir excluir los requisitos que la organización ya no necesita. |
| Ejecución | Haga clic aquí para saber cómo ejecutar la tarea. |
Conocimiento
| ¿Quién recibe? | Usuarios que tienen el permiso de conocimiento concedido en los datos del proceso que se ha revisado. |
| ¿Cuándo? | Cuando se concluya una nueva revisión del proceso. |
| Finalidad | Confirmación de las partes interesadas de que se ha concluido una nueva revisión del proceso. |
Transferencia de tareas
SoftExpert Proceso permite la transferencia de determinadas tareas, posibilitando que la responsabilidad por su ejecución sea asignada a otro usuario, conforme a la necesidad operativa.
Tareas que pueden ser transferidas
- Aprobación de revalidación
- Revisión de proceso
Responsabilidad transferida
- Responsable del proceso
Al realizar la transferencia, la tarea aparecerá en la lista del nuevo responsable, que asumirá su ejecución a partir de ese momento.
Haga clic aquí para saber cómo transferir tareas en la nueva central.
Conclusión
A medida que las tareas son ejecutadas y finalizadas, ellas dejan de aparecer en la lista de registros pendientes del menú de tareas.