Prerrequisitos

• Licencia activa de SoftExpert Documento.
• Categoría del documento configurada con firma digital.
• Diagrama de flujo del proceso modelado con una actividad de sistema.
• Proceso y/o sus actividades debidamente configurados según el tipo de documento a firmar.
• Requerimiento: si el documento a ser firmado es un requerimiento en la instancia, es necesario que, en alguna actividad de usuario anterior a la actividad de sistema, se habilite la asociación de documentos (en la pantalla de datos de la actividad, en Configuraciones > Asociación) y se configure un requerimiento del tipo Documento (en la pantalla de datos de la actividad, en Configuraciones > Requerimiento).
• Requerimiento: si el documento a ser firmado es un archivo adjunto al proceso, es necesario que, en alguna actividad de usuario anterior a la actividad de sistema, se configure un requerimiento del tipo Adjunto (en la pantalla de datos de la actividad, en Configuraciones > Requerimiento).
• Documento que inició el workflow: si el documento a ser firmado es un documento que inició el workflow, la opción Permitir iniciar workflow debe estar marcada en la categoría del documento (en la pantalla de datos de la categoría, en Control > Asociación de workflow).
• Acceso al menú Proceso (PM063).
• Firma digital previamente configurada.

Introducción

El recurso de firma digital permite, a partir de una actividad de sistema, enviar un documento para firma por medio de las herramientas de firma DocuSign, Clicksign, SoftExpert, D4Sign, SignOn, BRy, OneSpan o Lacuna.

Es posible enviar para la firma un documento que se encuentre en proceso de revisión a través del workflow, un documento que sea requerimiento de una actividad o un documento que instanció el workflow.

Los signatarios se pueden definir a través de atributos, campos de formularios o valores fijos. Si el servicio de firma digital es DocuSign, los firmantes también se pueden heredar de un modelo.

Vea cómo configurar la firma:

Configurar firma

1. Acceda al menú Proceso (PM063), haga clic con el botón derecho del mouse sobre el proceso en el que desea configurar la firma y seleccione la opción Abrir diagrama de flujo.

2. Haga doble clic en la actividad de sistema para abrir su pantalla de datos.

3. En la pestaña Datos generales, en el campo Integraciones, seleccione la opción Firma electrónica.

4. Haga clic en el botón Configuración de la firma.

5. En la pantalla que se abrirá, en el campo Firmar, seleccione la opción que definirá el tipo de firma:

• Requerimiento: seleccione esta opción para firmar el documento o el adjunto definido como requerimiento. Es necesario informar la actividad y el requerimiento que contendrá el documento o adjunto a ser firmado. Se recomienda que, en la acción de ejecución de la actividad, se configure la obligatoriedad de llenado del requerimiento (en la pestaña Regla de la pantalla de datos de la acción de la actividad).
• Documento que inició el workflow: seleccione esta opción para firmar el documento que inició el workflow. La inicialización de workflows por documentos se configura en los datos de categoría de los documentos.

6. A continuación, indique la configuración de la firma digital que se utilizará.

7. En la sección Cuando ocurre falla, defina qué debe hacer el sistema si se produce una falla con la firma de los documentos:

• Ignorar y continuar el proceso: marque esta opción para que el sistema continúe la ejecución del proceso. Esta opción se puede utilizar, por ejemplo, cuando hay alguna actividad en la que el ejecutor verifica si el documento ha sido firmado.
• Parar la ejecución del proceso: marque esta opción para que el sistema interrumpa la ejecución del proceso en caso de que ocurra alguna falla con la firma del documento.
• Agregar un evento de error: marque esta opción para que el sistema ejecute un evento de error del proceso. Si se marca la opción, es necesario llenar el campo Objetivo con el evento que se activará.

8. En la sección Datos del e-mail, defina el asunto y el contenido a presentar en el e-mail enviado por la herramienta de firma:

• Asunto: informe el asunto/título del e-mail que será enviado solicitando la firma del documento.
• Contenido del mensaje del e-mail: informe el mensaje que se presentará en el e-mail que será enviado.

9. A continuación, defina los usuarios que realizarán la firma digital de los documentos. Los campos disponibles varían según la plataforma que se utilizará para la firma:

10. Una vez configurados los campos, haga clic en Guardar.

11. Nuevamente en la pantalla de datos de la actividad del sistema, haga clic en Guardar y salir.

Conclusión

¡De esta manera, la firma digital se ha configurado correctamente! 

A partir de la configuración realizada, la firma será iniciada cuando la actividad sea instanciada.