Associar itens aos dados da atividade
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Pré-requisitos
- Workflow inicializado.
- Acesso ao menu Central de tarefas > Workflow > Execução de atividade.
- Dependendo do objeto selecionado, pode ser necessário que a organização possua uma licença ativa de um dos seguintes componentes: Ação, Ativo, Base de conhecimento, Documento, Insumo, Kanban, Manutenção, Plano de ação, PDM, Processo, Projeto, Requisito, Reunião e Risco.
Apresentação
Durante a execução da atividade da instância, é possível realizar associações de itens de outros componentes do sistema.
Com esse recurso, é possível relacionar informações relevantes diretamente no momento em que a atividade está sendo executada, evitando a necessidade de acessar outros componentes ou realizar etapas adicionais fora do fluxo.
É importante lembrar que o funcionamento das associações depende dos componentes disponíveis na sua licença de acesso.
Veja como associar itens durante a execução da atividade:
Associar itens de outros componentes
1. Acesse a Central de tarefas > Workflow > Execução de atividade.
2. Localize a tarefa em que deseja associar os itens e clique no botão 
disponível em seu card.
3. Na tela de execução da atividade, selecione a seção Associações.
4. Clique no botão Associar.
5. No campo Tipo de associação, defina qual tipo de item será associado à atividade.
6. No campo Objeto, selecione qual item será associado.
7. Clique no botão Salvar.
8. Será apresentado um card exibindo os dados do item associado. Se for necessário desassociá-lo, utilize o botão 
disponível no card do objeto.
Dependendo das configurações feitas durante a modelagem do processo, os seguintes objetos estarão disponíveis para associação:
| Componente | Objetos |
| Administração | Objeto |
| Almoxarifado |
Almoxarifado Movimentação |
| Ativo | Ativo |
| Base de conhecimento | Artigo |
| Controle de Atividades | Atividade isolada |
| Documento |
Documento Protocolo de cópias |
| Insumo | Insumo |
| Kanban | Atividade |
| Manutenção | Atividade de manutenção |
| PDM | Item |
| Portfólio | Iniciativa |
| Processo | Processo |
| Projeto |
Projeto Programa Atividade de projeto |
| Requisito | Requisito |
| Reunião | Reunião |
| Risco | Análise de risco Análise de controle Avaliação de controle Avaliação de risco |
| Treinamento | Treinamento |
| Workflow | Workflow |
Criar itens de outros componentes
Dependendo das configurações realizadas durante a modelagem do processo, além de associar itens previamente cadastrados em outros componentes, também é possível criar itens diretamente na tela de associação.
1. Acesse a Central de tarefas > Workflow > Execução de atividade.
2. Localize a tarefa em que deseja associar os itens e clique no botão disponível em seu card.
3. Na tela de execução da atividade, selecione a seção Associações.
4. Clique no botão Criar.
5. No campo Tipo de objeto, selecione o tipo de item que será criado:
| Componente | Objetos |
| Almoxarifado | Movimentação |
| Ativo | Ativo |
| Base de conhecimento | Artigo |
| Controle de Atividades | Atividade isolada |
| Documento |
Documento Protocolo de cópias |
| Insumo | Insumo |
| Kanban | Atividade |
| Manutenção | Atividade de manutenção |
| PDM | Item |
| Portfólio | Iniciativa |
| Projeto |
Projeto Programa |
| Reunião | Reunião |
| Risco | Avaliação de controle Avaliação de risco |
| Treinamento | Treinamento |
| Workflow | Workflow |
6. Clique no botão Salvar.
7. Siga os passos da criação do item. Os passos variam conforme o tipo de objeto selecionado.
• A seção Associações somente será apresentada se, no momento da modelagem do processo, for configurada a associação de algum objeto à atividade nos dados da atividade (Configurações > Associação).
• Somente será possível Associar, Incluir ou Excluir objetos se, no momento da configuração da associação, tiverem sido marcadas as respectivas colunas. Caso contrário, não será possível realizar estas operações.
• Os registros que estarão disponíveis para visualização, assim como a possibilidade de inclusão, edição ou visualização de seus dados, podem variar de acordo com as permissões concedidas na lista de segurança do tipo e do registro selecionado, nos componentes aos quais eles pertencem. Consulte a documentação específica de cada componente para obter mais detalhes sobre a segurança do tipo e seus registros.
• Se houver alguma associação obrigatória na configuração da ação que será executada, só será possível executar a atividade com a ação desejada depois que o objeto estiver associado à atividade. Lembrando que a configuração da ação é feita durante a modelagem do processo.
Associar plano de ação ou ação isolada
Se na seção Configurações > Execução dos dados da atividade estiver habilitada a opção Plano de ação e ação isolada, é possível cadastrar um novo plano de ação, assim como associar planos de ação já registrados no componente SoftExpert Plano de ação relacionados ao workflow.
Para efetuar estas e outras operações, utilize os botões da seção Plano de ação:
Incluir: Clique neste botão e selecione uma das seguintes opções de inclusão:
- Plano de ação: na tela que será apresentada, selecione o tipo que classificará o plano de ação que deseja incluir. Salve a seleção feita. Neste momento, será apresentada a tela de dados do plano de ação, possibilitando sua configuração.
- Plano de ação a partir de um modelo: na tela que será apresentada, localize e selecione o plano de ação que servirá como modelo para o plano de ação que deseja incluir. Salve a seleção feita. Neste momento, será apresentada a tela de dados do plano de ação, possibilitando sua configuração.
- Incluir plano de ação utilizando assistente: na tela que será apresentada, siga os passos apresentados pelo assistente para criar um plano de ação relacionado ao workflow.
- Ação isolada: na tela que será apresentada, localize a categoria que classifica a ação isolada que será cadastrada. Salve a seleção feita. Neste momento, será apresentada a tela de dados da ação isolada, possibilitando sua configuração.
- Ação isolada a partir de um modelo: na tela que será apresentada, localize e selecione a ação que servirá como modelo para a ação que deseja incluir. Salve a seleção feita. Neste momento, será apresentada a tela de dados da ação, possibilitando sua configuração.
Associar: clique neste botão e selecione uma das seguintes opções de associação:
- Plano de ação: na tela que será apresentada, localize e selecione o plano de ação já registrado que deseja associar ao workflow.
- Ação isolada: na tela que será apresentada, localize e selecione a ação isolada já registrada que deseja associar ao workflow.
• Consulte a documentação específica do SoftExpert Plano de Ação para obter mais detalhes sobre o preenchimento da tela de dados e configuração da estrutura do plano de ação.
• De acordo com as configurações da aba Regra, da tela de dados da ação da atividade, para executar a atividade com sucesso, não poderão ser associados planos de ação com situações específicas ou com a estrutura vazia. A situação dos planos de ação poderá ser alterada para situações específicas configuradas, caso a configuração seja efetuada, também, nos dados da ação.
• Se na configuração da associação na atividade, durante a modelagem do processo, tiver sido selecionada a opção Bloquear a finalização manual do planejamento do plano de ação, a finalização manual do planejamento do plano de ação será bloqueada.
Conclusão
Pronto! Agora você já sabe como associar itens de outros componentes aos dados da atividade de workflow.