Nova trilha de auditoria
Pré-requisitos
- Ambiente do SoftExpert Suite contratado na modalidade Cloud Regulated.
- Trilha de auditoria configurada no menu Configuração > Trilha de auditoria (CM012).
- Acesso ao menu Configuração > Framework > Trilha de auditoria (CM003).
Apresentação
A nova trilha de auditoria registra as alterações confirmadas no banco de dados do SoftExpert Suite, independentemente de onde elas foram originadas, conforme as configurações da trilha de auditoria. Ela foi desenvolvida para atender requisitos regulatórios rigorosos, como a norma FDA 21 CFR Part 11, que exige uma trilha completa, segregada e protegida contra alterações.
Este artigo apresenta a disponibilidade da nova trilha de auditoria, as vantagens dela em relação à trilha de auditoria atual, as configurações que afetam o seu funcionamento e como consultar os registros no menu Trilha de auditoria (CM003).
Disponibilidade
A nova trilha de auditoria está disponível exclusivamente para ambientes na modalidade Cloud Regulated. Ela foi construída sobre uma plataforma em nuvem, regional e padronizada, e não tem versão para instalação local.
Os demais ambientes continuam utilizando a trilha de auditoria atual:
- ambientes nas demais modalidades Cloud
- ambientes on-premise (instalados na infraestrutura do próprio cliente)
A nova trilha de auditoria é compatível somente com o banco de dados PostgreSQL. A trilha de auditoria atual continua atendendo os bancos de dados Microsoft SQL Server, PostgreSQL e Oracle.
Vantagens da nova trilha de auditoria
A nova trilha de auditoria muda a forma como as alterações são capturadas e armazenadas. Confira as principais vantagens:
| Vantagem | Descrição |
| Cobertura completa | Registra as alterações confirmadas no banco de dados independentemente da origem: telas do sistema, integrações, scripts ou alterações feitas diretamente no banco de dados. |
| Armazenamento segregado | Os registros de auditoria ficam armazenados separadamente do banco de dados do sistema. Assim, nem mesmo quem tem acesso de escrita ao banco de dados consegue alterar ou apagar as evidências de auditoria. |
| Registros protegidos | Os registros não podem ser modificados depois de gravados, e a data e a hora de cada evento não podem ser manipuladas. Isso garante a confiabilidade da trilha em auditorias e inspeções regulatórias. |
| Agrupamento por operação | As alterações realizadas em uma mesma operação ficam agrupadas. Não é necessário relacionar manualmente registros isolados pelo horário em que ocorreram. |
| Contexto da operação | Cada operação realizada pelo sistema informa quem realizou a ação, onde ela foi realizada e o motivo, quando informado. Em alterações feitas diretamente no banco de dados, o usuário e o motivo não são registrados, pois essas informações são fornecidas pelo sistema no momento da operação. |
| Informações legíveis | Os registros relacionados são exibidos de forma compreensível, como o nome do usuário, em vez de códigos internos do sistema. |
| Menor impacto no desempenho | A captura das alterações ocorre separadamente das operações de gravação. Por isso, a auditoria não sobrecarrega o uso do sistema. |
| Exportação de relatórios | Os registros de auditoria podem ser exportados em PDF e em XLSX. |
Configurações que afetam a nova trilha de auditoria
As configurações realizadas no menu Configuração > Trilha de auditoria (CM012) também se aplicam à nova trilha de auditoria e definem como ela trata os eventos. Veja os principais efeitos:
| Configuração | Efeito na nova trilha de auditoria |
| Habilitar trilha de auditoria | Define o nível de detalhe dos eventos registrados. Com a opção Habilitar parcialmente, a trilha registra apenas a tabela em que ocorreu a alteração. Com a opção Habilitar por completo, a trilha registra a transação completa, incluindo as alterações nos campos. |
| Reter logs durante _ dia(s) | Define por quantos dias os eventos ficam disponíveis para consulta. |
Comparativo entre as trilhas de auditoria
A tabela abaixo resume as diferenças entre a trilha de auditoria atual e a nova trilha de auditoria:
| Característica | Trilha de auditoria atual | Nova trilha de auditoria |
| Modalidade | Cloud e on-premise. | Somente Cloud Regulated. |
| Menu de consulta | Trilha de auditoria (CM002). | Trilha de auditoria (CM003). |
| Banco de dados | Microsoft SQL Server, PostgreSQL e Oracle. | PostgreSQL. |
| Operações registradas | Inclusão, alteração, exclusão, visualização e confirmação. | Inclusão, alteração e exclusão. |
| Origem das alterações registradas | Operações realizadas pelo sistema. | Qualquer alteração confirmada no banco de dados, inclusive as feitas diretamente no banco. |
| Armazenamento | No mesmo banco de dados do sistema. | Separado do banco de dados do sistema. |
| Organização dos registros | Cada alteração gera um registro isolado. | As alterações são agrupadas por operação. |
| Conformidade com a FDA 21 CFR Part 11 | Não atende integralmente. | Atende. |
A nova trilha de auditoria não registra operações de visualização. Somente as operações que alteram dados (inclusão, alteração e exclusão) são auditadas.
Consultar a nova trilha de auditoria
1. Acesse o menu Configuração > Framework > Trilha de auditoria (CM003).
2. Clique no botão Filtros e selecione os filtros que deseja utilizar na pesquisa. A seguir, verifique as opções disponíveis para seleção:
Filtros disponíveis
Ao clicar no botão Filtros, é exibida a lista de opções disponíveis. Os filtros utilizados com mais frequência aparecem no grupo Mais recentes, e o campo de pesquisa do menu permite localizar um filtro pelo nome.
- Usuário: filtra os registros pelo usuário que realizou a operação.
- Tipo de usuário: filtra os registros pelo tipo do usuário que realizou a operação, como Interno.
- Data: filtra os registros pelo período em que a operação foi realizada.
- Objeto: filtra os registros pelo cadastro ou recurso do sistema em que a operação foi realizada.
- Operação: filtra os registros pelo tipo de operação (inclusão, alteração ou exclusão).
- Endereço IP: filtra os registros pelo endereço IP do dispositivo que fez a requisição da operação.
- Domínio: filtra os registros pelo domínio que fez a requisição da operação.
- Componente: filtra os registros pelo componente do SoftExpert Suite envolvido na operação.
- Motivo: filtra os registros pelo motivo informado ao realizar a operação.
3. Informe os valores dos filtros selecionados.
4. Clique no botão Pesquisar para exibir os registros de auditoria.
5. Consulte as informações de cada operação na lista de registros. Se necessário, clique na seta ao lado do registro para visualizar os detalhes da operação.
Por padrão, a pesquisa já apresenta os filtros Tipo de usuário e Data (últimos 7 dias) preenchidos. Ajuste-os ou remova-os conforme a necessidade. Para remover todos os filtros de uma vez, clique no botão Limpar filtros.
Informações dos registros
Cada registro da lista apresenta as informações abaixo:
| Informação | Descrição |
| Operação | Tipo da operação realizada (inclusão, alteração ou exclusão). |
| Objeto | Cadastro ou recurso do sistema em que a operação foi realizada, como o cadastro de item, ativo ou insumo. |
| Data | Data e hora em que a operação foi realizada. |
| Registro | Dados que identificam o registro afetado pela operação, como o identificador e o nome. |
| Usuário | Usuário que realizou a operação. Não é exibido em alterações feitas diretamente no banco de dados. |
| Componente | Componente do SoftExpert Suite envolvido na operação. |
| Motivo | Motivo informado pelo usuário ao realizar a operação. Quando nenhum motivo foi informado, é exibida a mensagem Não preenchido. |
Recursos da tela
| Recurso | Descrição |
| Salvar pesquisa | Salva os filtros aplicados para reutilizá-los em consultas futuras, sem precisar preenchê-los novamente. |
| Pesquisas salvas | Painel lateral que lista as pesquisas salvas. Clique em uma pesquisa para aplicar os filtros correspondentes. Para editar ou excluir as pesquisas, clique em Gerenciar pesquisas. |
| Relatórios | Exporta os registros de auditoria resultantes da pesquisa em PDF ou em XLSX. |
Conclusão
Assim, ambientes na modalidade Cloud Regulated contam com uma trilha de auditoria completa, segregada e protegida contra alterações, cujos registros são consultados no menu Trilha de auditoria (CM003). O nível de detalhe e o tempo de retenção dos eventos continuam sendo definidos no menu Trilha de auditoria (CM012). Os demais ambientes seguem com a trilha de auditoria atual, consultada no menu Trilha de auditoria (CM002).