Compartir archivos y carpetas
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Requisitos previos
- Acceso al menú Drive (DR001).
- Usuario conectado con permiso de editor en el registro.
Introducción
La funcionalidad de uso compartido de SoftExpert Drive permite poner a disposición archivos y carpetas para otros usuarios y equipos del sistema, con la asignación de permisos específicos según el tipo de acceso deseado.
El uso compartido interno posibilita el envío del registro a usuarios, equipos, funciones, áreas/funciones o unidades organizacionales, asegurando el control de acceso dentro de la estructura corporativa.
Para demostrar este tipo de uso compartido en el escenario práctico del flujo, se compartirá la carpeta de identidad visual con el equipo de diseño gráfico.
El uso compartido público, por su parte, hace que el registro sea accesible fuera de la organización, permitiendo que cualquier persona con el enlace tenga acceso al contenido. En este caso, es posible definir una fecha de validez para el enlace, garantizando que el acceso se cierre automáticamente después del plazo estipulado.
En el contexto práctico del flujo, este tipo de uso compartido puede utilizarse para enviar materiales gráficos o documentos a los usuarios y clientes de la organización, como se ilustrará en el paso a paso.
Uso compartido interno
1. Acceda al menú Drive (DR001) en la vista Mi unidad.
2. Coloque el cursor del mouse sobre el archivo o la carpeta y expanda el botón 
que se habilitará.
3. Haga clic en la opción Compartir para que se abra la pantalla de uso compartido.
4. Haga clic en el botón Agregar para añadir un acceso.
5. En el campo Tipo de acceso, defina el grupo de usuarios que tendrá acceso al archivo o a la carpeta.
6. En el campo Permiso, seleccione si el grupo tendrá acceso de editor o de visualizador.
7. En el panel de selección, seleccione el grupo deseado según el tipo de acceso elegido.
8. Haga clic en Agregar.
9. Si la notificación por correo electrónico está habilitada, utilice el campo que se mostrará para personalizar el mensaje enviado para notificar el uso compartido.
10. Utilice los botones Copiar enlace y Generar código QR para compartir el archivo o la carpeta mediante enlace o código QR.
11. Haga clic en Finalizar para concluir.
Cuando una carpeta se comparte o se modifican sus permisos, todos los registros contenidos en ella heredan estos permisos, además de aquellos asignados directamente a cada elemento. De la misma forma, los nuevos registros creados dentro de la carpeta también heredarán automáticamente el uso compartido definido.
Uso compartido público
1. Acceda al menú Drive (DR001) en la vista Mi unidad.
2. Coloque el cursor del mouse sobre el archivo y expanda el botón que se habilitará.
3. Haga clic en la opción Compartir para que se abra la pantalla de uso compartido.
4. Haga clic en el botón Agregar para añadir un acceso.
5. En el campo Tipo de acceso, seleccione la opción Externo > Público.
6. Habilite la opción Definir validez para enlace público e ingrese la fecha hasta la cual será posible acceder al archivo de forma pública.
7. Haga clic en Agregar para concluir.
- Solo los archivos pueden compartirse de forma pública, y su acceso estará restringido al modo de visualización. Las carpetas no pueden compartirse públicamente, y los permisos de edición no estarán disponibles en este tipo de uso compartido.
- Para poder compartir un archivo externamente y descargarlo después de compartido, es necesario que los parámetros generales estén configurados de acuerdo. Haga clic aquí para más detalles.
Permisos de visualizador y editor
Actualmente, están disponibles los permisos de visualizador y editor. Para registros de tipo archivo, solo se puede asignar el permiso de visualizador. Para registros de tipo carpeta, es posible asignar tanto el permiso de visualizador como el de editor.
El permiso de visualizador permite que el usuario:
- Visualice el registro
- Descargue el registro
El permiso de editor permite que el usuario:
- Visualice el registro
- Edite el archivo
- Descargue el registro
- Comparta el registro
- Gestione el acceso
- Cambie el nombre del registro
- Cree nuevos registros
- Mueva el registro
- Copie el registro
Conclusión
La funcionalidad de uso compartido de SoftExpert Drive ofrece opciones seguras y flexibles para la distribución de archivos y carpetas, tanto en el entorno interno como externo a la organización.
La definición de permisos por perfil y la posibilidad de configurar la validez de enlaces públicos aseguran el control total sobre el acceso a la información compartida.
Otras funciones disponibles, relacionadas con el uso compartido de archivos, pueden accederse a continuación: